Optimisons nos ressources personnelles et concentrons-nous sur ce qui est le plus important !

Vous êtes noyé.e sous les dossiers, vous surfez d’une visio à l’autre, surtout avec le développement du télétravail. Vous vous excusez parce que vous avez 2 minutes de retard à la réunion suivante. Vous entassez les mails non lus et votre agenda est surchargé.e avec des meetings en parallèle. Votre manager vous a demandé de préparer en urgence une présentation pour le comité de demain ou vous attendez toujours les éléments de votre collègue pour rendre la proposition commerciale, et vous avez le stress de bâcler votre travail « à l’arrache » …

Nous rencontrons tous des difficultés à rester efficace dans notre monde hyper connecté, avec de plus en plus d’informations à manipuler, des missions à gérer avec des échéances courtes, des éléments perturbateurs. Les problèmes d'attention nous compliquent constamment la vie, ils diluent notre énergie sur ce qui est le plus important. Savoir gérer son temps, c’est s'efforcer de le contrôler, apprendre à déterminer ce que qui est essentiel dans sa vie privée et professionnelle, et réussir à se centrer sur ses priorités.

Nous avons recensé 10 conseils que nous pratiquons pour améliorer notre efficacité personnelle.

Fuir autant que possible le multi tâche

"Naturellement, les humains sont mauvais en multitâches", note le blog Science of Us du New York Time Magazine.

On nous le répète depuis longtemps. Et même si c’est compliqué, poussés par les avancées technologiques comme l’IA Generative, nous sommes de plus en plus nombreux à discuter tout en lisant un mail ou tapant un SMS. A moins que vous fassiez partie de la très faible partie de la population qui est "super-multitâche", cela coûte à notre pauvre petit cerveau qui peine à se concentrer sur plus d’une chose à la fois.

Faire une chose une chose à la fois est le meilleur conseil pour optimiser sa productivité personnelle. Il vaut être mieux se concentrer sur une et une seule tâche à la fois, la mener au bout, et passer à autre action après. Vous serez deux fois plus efficaces que si vous essayez de tout faire en parallèle. Vous pouvez commencer par des micro-actions simples de quelques dizaines de minutes au début.

Soigner sa motivation

Il est clair que si vous avez un doute sur l'utilité réelle de ce que vous êtes en train de faire et que cette tâche est parfaitement ennuyeuse, vous aurez du mal à vous concentrer !

A chaque fois que vous devez mener une mission, devez lui trouver un objectif ludique, créatif ou instructif (c'est pour cela qu'on aime autant ces ressorts chez Sens Futur dans nos workshops et séminaires !). Vous faites fonctionner les mécanismes de récompense du cerveau. Une autre technique consiste à casser les habitudes, les rituels figés, les réflexes, qui peuvent se révéler de véritables anesthésiants. Il faut du lâcher prise, au bureau et ailleurs, pour pousser le cerveau à générer de nouvelles connexions neuronales. Et pour y parvenir, rien de mieux que d'adopter la culture du décalage et de l'expérimentation.

Ces principes sont aussi valables pour un manager qui doit motiver ses équipes : Quelle est la différence entre un collaborateur qui fait "le strict minimum" pour justifier son salaire et celui qui fait preuve d’une performance hors du commun ? Très souvent, c’est la motivation. Moteur de la performance, la motivation donne l’énergie nécessaire pour non seulement accomplir nos tâches, mais aussi se dépasser. Veiller à l’entretenir au quotidien est un rôle clé du manager qui dispose, de trois leviers fondamentaux à utiliser simultanément : donner envie et s’assurer régulièrement de l’adhésion, responsabiliser et aider à réussir, et reconnaître le travail effectué.

Éliminer les distractions

C'est peut-être le conseil le plus simple à dire et le plus compliqué à mettre en place ! Si vous êtes facilement distrait, commencez par éliminer les distracteurs externe (téléphone, notifications sur l’ordinateur…).

Ensuite, il s’agit de se réserver des plages particulières dans son agenda. En effet, nous ne sommes pas tous efficaces aux mêmes périodes de la journée. Certains prétendent que le maximum de concentration est atteint entre 10 et 12h, ou entre 16h et 18h. Personnellement, je suis plus efficace le matin tôt. Une chose est claire : il faut se définir des plages dans la semaine consacrée à des tâches spécifiques avec des objectifs et livrables précis :

• Traiter ses mails

• Faire de la veille; lire des articles

• Organiser des tâches administratives

• Faire de la relance commerciale

• …

Utiliser un minuteur pour travailler par période de 25 minutes est une technique apparemment très en vogue, défendue par les adeptes de la méthode « pomodoro » (en référence à l'appellation anglaises des petits minuteur de cuisine qui ressemblent parfois à des petites tomates, les fans de ce petit outil ont même un congrès international pour apprendre ensemble à maîtriser leur temps ! ) Quand le minuteur sonne, vous faites une pause et vous passez à autre chose. Cette méthode est très proche de la technique des « mini-missions », défendue par les neuroscientifiques, avec une durée fixée à chaque fois à l'avance.

Interdire les phénomènes de dispersion

J'ai vu des chefs de projet qui étaient jusqu’à 9 projets en parallèle, alternant d'un comité de pilotage à un autre, d'une réunion de travail à un document à produire. Le fait de basculer sur un nouveau sujet exige un temps de réadaptation et un coût pour le cerveau en termes d’engagement et d'efficacité. C'est ce que les psychologues anglo-saxons appellent le « switch cost ». il est préférable de mener deux projets en parallèle (sur la même thématique), quitte à compenser les baisses de charge temporaire par du travail de fond, de la veille ou de l’ouverture sur d’autres disciplines par exemple.

Fixez des objectifs courts termes

Découper ce que l'on a à faire en petits morceaux. Ce conseil vise à simplifier ses objectifs et éviter les conflits attentionnelles. C'est un principe basique de neuroscience, qui peut s'appliquer à tout projet ou toute mission: même si l’on a un objectif moyen terme, il est important de le découper et le structurer en plusieurs chantiers , eux-mêmes cadencés en une succession d'actions rapides (avec des échéances courtes, maximum de 1 à 2 semaines). Elles ont plus de chance d'aboutir dans les temps que si vous vous êtes fixés des actions avec des échéances à un ou 2 mois, même dans des environnements riches en interruption!

Un outil pratique consiste à systématiquement faire un bilan de sa semaine. C’est un principe clé pour prendre du recul sur son projet, qui peut aussi bien fonctionner pour ses points individuels que son portefeuille d’activités. Il s’agit de faire une synthèse de son projet/chantier (ce qui a bien marché, ce qui pose problème) et ce qu’il faudrait faire (à conserver, à supprimer/simplifier, à créer). Personnellement, je découpe mon bilan en deux parties :

• Les éléments à retenir sur la semaine écoulée, que ce soit des éléments positifs (livrables, événements, jalons majeurs…) ou des risques et alertes

• Les priorités des semaines suivantes.

Cocher la case d’une mission/action terminée, mesurer sa progression, visualiser ses avancées et aller jusqu'au bout de ce que l'on a commencé sont des sources de gratification et de motivation.

Anticipez et réfléchissez avant d’agir

“Si j'avais une heure pour résoudre un problème, je passerais cinquante-cinq minutes à définir le problème et seulement cinq minutes à trouver la solution.” Nous devrions tous avoir cette pensée d’Albert Einstein en tête.

Et pourtant, nous nous retrouvons souvent dans la situation où les personnes qui vous affectent une mission considèrent très souvent que c’est important ET urgent. Or la lenteur est la meilleure réponse à l'urgence : un oxymore qui décoiffe ! être dans la réactivité permanente nous entraîne dans un cercle vicieux. L'individu réitère les mêmes erreurs, applique les mêmes solutions, use des mêmes habitudes. Or, il doit à l'inverse être stratégique, penser le coup d'après et répondre à des stimuli intérieurs. Trop de managers mènent des plans d'action qui se résument à traiter les problèmes du passé. Ils ont pourtant tout à gagner à être proactifs. Et décider de subir n'est pas subir, c'est déjà maîtriser l'aléa.

Avant de se lancer à corps perdu dans l’action à réaliser, je prends toujours un temps de recul préalable et me pose toujours deux questions :

1. Quelle est la finalité ? Comment qualifier son urgence et son importance ? est-ce-que cela modifie l’ordre de priorités des tâches en cours ?

2. Comment réaliser la mission de manière optimale ? Comment réutiliser ou s’inspirer de ce qui a été fait précédemment ? Comment optimiser et automatiser la manière de réaliser la tâche (pensez "réutilisation" / "factorisation") ? L’objectif est de mettre en place les moyens de reproduire l’action avec le minimum d’effort.

Une autre technique consiste à se construire une image mentale de la mission à réaliser. La plupart d'entre nous avons une mémoire visuelle et une bonne capacité de représentation visuelle. Avant d’accomplir une mission, il est intéressant de se faire une représentation mentale de l'objectif à atteindre et du cheminement à parcourir, des principales actions à mener et des alternatives possibles. C'est comme si on regardait une carte routière c'est que on devait aller d'un point A un point B : qu'on se représente le chemin globalement à parcourir et les étapes l'affranchir.

D'une manière générale, la préparation et l'analyse de la situation sont plus importantes que l’exécution en elle-même. Plus on prévoit, plus on est préparé à l'effet de surprise. Les précautions prises à froid sont plus efficaces que les décisions à chaud !

Prenez du temps

Ce conseil rejoint le précédent, sans être forcément lié à une action à mener. Il s’agit de se définir des moments pour se questionner, explorer de nouvelles pistes de travail, ou apprendre de nouvelles choses. Une astuce consiste à avoir systématiquement sur soi un cahier pour noter des idées, des citations ou des réflexions du moment… et de les relire régulièrement.

Savourez les succès

Dans la suite du conseil précédent, prenez du temps également pour savourez, seul.e ou à plusieurs, une mission terminée avec succès. C’est important de faire son travail avec sérieux et structure, c’est essentiel de prendre du plaisir au quotidien et d’ajouter du fun dans nos actions.

On ne le dira jamais assez : Si nous nous prenons du plaisir dans ce que nous faisons, il y a des chances que nous travaillions mieux et soyons plus engagés. On peut accomplir à la perfection un travail même si on ne l'a pas vraiment choisi par envie. Mais si l’on se trouve dans une boucle de déplaisir, du type «je sais le faire, mais ça ne me plaît pas vraiment», à la moindre anxiété, on va demander une solution à son manager ou se retrouver bloqué.e. Lorsqu'en revanche, on se trouve dans une boucle de plaisir, nous serons plus autonomes et créatifs.

Travailler à plusieurs

Travailler efficacement, c’est aussi s'appuyer sur les bonnes expertises. Confronter son regard avec quelqu’un qui a un point de vue différent permet de déclencher des réactions de notre part, de répondre à une problématique par rebond successif en trouvant des solutions novatrices, ou d’accélérer une prise de décision. Avec mon associée, nous avons défini une règle: même si nous avons chacun notre champ d’expertise propre, nous confrontons très régulièrement nos idées ; si nous ne sommes pas d’accord, alors nous évaluons le problème à travers une grille de décision.

L’autre avantage, en tant que manager, est de créer une culture de la responsabilisation et de l’action dans ses équipes :

Encourager les interactions entre équipiers : Donnez aux membres de l’équipe des occasions de travailler ensemble, À quelles occasions ils ont la possibilité de mieux se connaître, se comprendre, apprécier leurs apports respectifs et accepter leurs divergences. Les collaborateurs peuvent-ils débattre entre eux du fonctionnement de l’équipe…

Laisser la place aux initiatives : La dynamique de l’équipe dépend pour beaucoup de l’accueil qu’on réserve aux initiatives de chacun. Si les collaborateurs se sentent libres de prendre des initiatives, voire encouragés à le faire, ils se sentiront davantage impliqués au sein du groupe.

Favoriser l’esprit d’entraide : Le climat de travail incite-t-il à la coopération entre membres de l’équipe ? Cherche t’on à stimuler la performance d’ensemble en encourageant l’entraide, ou en incitant à la compétition entre les personnes ? À quel point chacun se sent-il responsable de la réussite de ses collègues ?

Créer des occasions de se réunir (sans forcément en abuser et tomber dans la "réunionite") : bien préparées, les réunions sont les principales occasions de rassembler l’équipe, en mixant de la diffusion d’information descendante, avec des moments d’échange collectif (brainstorming, réflexion sur le fonctionnement du groupe…)

Utilisez le meilleur de la technologie

Les outils digitaux ont permis des avancées majeures en matière d’efficacité et de partage entre individus. Depuis quelques années, la tendance s’est accélérée avec un foisonnement d'outils collaboratifs (SKYPE, ZOOM, SHAREPOINT, TEAMS, WATHSAPP, SLACK…) et la promesse de mieux travailler en équipe, de mieux partager l'information, de créer des communautés transverses, et de limiter le nombre d'échanges mails.

Malheureusement, force est de constater que la multiplicité des outils n'a pas diminué le flux d’informations. Au contraire, nous passons plus de 28% de notre temps à lire et répondre à des mails selon McKinsey, et sommes 40% à attendre une réponse dans l’heure ! Quelques règles simples d’hygiène numérique sont nécessaires pour limiter la dispersion et la sur-réaction :

Supprimer les notifications : Que ce soit un bip ou une notification du nombre de mails non lus, c'est un source de distraction et d'interruption, non seulement sur le lieu de travail, mais également en dehors avec les smartphones. Ce conseil incite à sortir d'un mode de réaction permanente et instantanée pour passer à un mode plus planifié.

Décider quand consulter sa boîte de mails et les réseaux sociaux d’entreprise : Lorsque je décide (oui, c’est une décision) de consulter ma boîte de courriels, je commence par ma boîte principale, celle par défaut.

Créer des règles : Que ce soit OUTLOOK ou GMAIL, vous pouvez créer des règles de gestion de gestion automatique. En voilà quelques-unes qui vous permettent d'améliorer votre efficacité :

Coloriser les mails lorsque vous êtes destinataire unique : ce sont des mails qui vous sont adressés personnellement, ils nécessitent certainement votre attention.

Créer une boîte mail "Réception en Copie" et faire une règle pour y transférer tous les mails reçus où vous n'êtes parmi les destinataires principaux. Si un mail ne vous est pas destiné, alors c'est une information et cela ne nécessite pas de traitement urgent de votre part.

Archiver automatiquement les mails anciens: si vous n'avez pas traités un mail vieux de 4/6 semaines, alors il y a très peu de chance que vous le fassiez un jour. Dans ce cas, il vaut mieux les classer, cela allègera votre boîte de réception.

Lire, puis traiter ou décider de classer : Pour chaque mail, je lis puis je détermine tout de suite si je dois le traiter ou le classer : si ça prend moins de 2 minutes, on traite et on passe au prochain courriel. Si j’estime que cela me prendra plus de 2 minutes, je classe en fonction de l’urgence et de l’importance pour moi. Il est crucial de bien comprendre ce point si vous voulez réellement obtenir des résultats.

Éviter le « répondre à tous » et cibler les personnes avec qui vous voulez échanger de l’information.

Mettre son téléphone en mode « ne pas déranger » pendant des réunions, le soir, les vacances…