Tout le monde en parle, mais peu d’entreprises le font avec bon sens… Cette semaine, on nomme : la communication autour d'une transformation ou d'un changement.
Combien de transformations n’ont pas reçu d’adhésion, par manque de compréhension des enjeux ou des bénéfices que l’entreprise et ses collaborateurs en tireraient ?
Chez Sens Futur, on est bien placés pour savoir que les transformations sont des périodes sensibles pour les organisations, qui nécessitent écoute, proximité et connaissance du terrain afin que chaque collaborateur soit acteur du changement et vive la meilleure expérience possible.
Spoiler : les entreprises qui soignent leur communication réussissent d’autant mieux à engager leurs collaborateurs et à favoriser l’appropriation. Et rappelons que selon McKinsey, au moins 7 % des employés devraient s'approprier certains aspects d'une transformation majeure pour que celle-ci opère.
Le problème…
La majeure partie des transformations échoue, et cela est souvent lié à une communication encore négligée dans ce cadre. Cette négligence peut prendre plusieurs formes :
La communication n’est pas initiée au bon moment. Pris par le temps, les équipes s’en occupent “au dernier moment".
Les messages clés ne sont pas pas bien formulés, et sont donc mal compris. Par conséquent : la communication n’a pas l’effet escompté, du fait d'un manque de transparence ou d’un langage trop « technique » ou inadapté à la cible. Et pour rappel : un plan de communication nécessite plus qu’unpowerpoint.
Résultat ? Des parties prenantes qui restent dans le flou, ce qui peut avoir pour effet l’émergence d’inquiétudes et un manque d’adhésion global.
Comme une absence de publicité entraînerait l’échec commercial du meilleur produit, un manque de communication peut faire échouer les projets les plus justes et pertinents, et à terme, coûter cher en temps, en argent et en cohésion interne à l’entreprise.
OK. Donc on fait quoi ?
Malheureusement, mettre en place un outil ou instaurer un changement constituent souvent les étapes les plus simples. Le vrai challenge ? Embarquer tout le monde !
C'est pourquoi on tenait, chez Sens Futur, à vous aider des clés pour améliorer votre communication interne.Quelques conseils :
Expliquer ce qui motive la transformation.
Il est crucial d’en préciser les motivations sous-jacentes : nouvelles opportunités de croissance, révision des pratiques de travail pour une meilleure efficacité, changement d'orientation pour s'adapter à l'environnement...
Vous l’aurez compris : il s’agit moins de "donner du sens à une transformation" que de mettre en oeuvre des transformations qui ont du sens ! Comme l'a parfaitement résumé Jean Todt, directeur de Peugeot Talbot Sport : "To change for changing has no meaning, if it's a constructive change, then you must go for it".
Par exemple : "on va opérer ce changement parce qu'un nouveau besoin apparaît / à cause de l'entrée en jeu d'un nouveau concurrent / parce que la technologie évolue / à cause d'un changement législatif, etc."
Fixer clairement les objectifs, expliquer les bénéfices attendus et les possibles opportunités.
Nommer les motivations ne suffit pas : il est nécessaire de détailler les bénéfices concrets de la transformation pour les futurs utilisateurs et/ou les clients. C’est également l’occasion d’expliquer comment seront accompagnés les utilisateurs pour les aider à s’approprier le changement, afin que ces derniers se sentent soutenus.
Être transparent sur la marge d'autonomie et le degré d’urgence
Il est crucial d'être précis sur la marge d’autonomie de chacun dans la conduite du changement en question. Dans certains cas, l'objectif macro est donné et chacun peut le décliner comme il veut à son échelle. Dans d’autres, l'organisation est définie et non négociable.
De plus, il est important de définir le degré d’urgence de la transformation ou du changement à venir, ce qui peut varier grandement selon les projets.
Exemple 1 : Chat GPT bouleverse les habitudes de travail 👉 "Le changement est ici et maintenant, il nous faut réagir vite, donnons nous 6 mois pour mettre en place la nouvelle organisation"
Exemple 2 : Fin de véhicules thermiques pour 2035 👉 "Nous savons qu'un changement doit intervenir dans X mois/années, donnons nous Y mois/années pour nous adapter et être prêts".
Se préparer à toutes les questions
Échanger sur les tenants et les aboutissants d'une transformation ne s’improvise pas. Avant d’y aller, il ne faut pas hésiter à répéter et à se faire challenger par quelqu'un pour s’assurer de faire passer les bons messages. Pour anticiper les questions, faire une cartographie des alliés (et détracteurs) peut s'avérer utile.
Parce que l’inconnu fait peur, certaines réactions peuvent être sceptiques voire virulentes, alors autant s'y préparer. Mais les humains ne sont pas intrinsèquement réticents au changement et en général, ce qui est juste finit par être accepté !
Incarner la transformation et donner envie
On peut craindre la discorde qui peut naître avec une transformation, comme se rappeler que les pires moments de crise peuvent grandement fédérer les équipes. En rassemblant les collaborateurs sous un but commun, une transformation peut souder et donner un nouvel élan à un collectif. Bref, soyez transparents mais n'oubliez pas que l'avenir, l'espoir et le progrès restent les meilleurs moteurs pour motiver et donner envie à vos collaborateurs.
Et pour donner envie, le design, le fun sont des facteurs trop souvent négligés, et pourtant : qui a envie de s'engager dans un projet tout gris qui crie les ennuis ? Chez Sens Futur on en est convaincus : le design (graphique et d'expérience) est une clef sous-exploitée.
Communiquer régulièrement...
… Et pas uniquement au moment du lancement, afin de maintenir la dynamique !
Un conseil qui est d’autant plus vrai que vous êtes haut placé dans la hiérarchie, afin de soutenir les managers de proximité qui se trouvent à la jonction des tensions.
Conclusion :
Vous l'aurez compris, seule la communication permet de créer l'engagement, l'inclusion et l’appropriation par les personnes qui seront affectées par le changement ou la transformation en question.
On espère que ces conseils vous permettront de donner toutes leurs chances de succès à vos projets de transformation, et cela avec des équipes motivées et fédérées.